系统应根据用户实际需求，具有数字化会议应用、模块化结构组成、完全信息化资源共享、智能化控制管理等特性; 系统应提供稳定、可靠、安全、舒适、快捷的工作环境和高效的综合服务功能，以达到节省能源、降低运行和管理成本的目的，并适应未来更科学的综合管理机制，充分满足信息化的发展需要; 系统建设应以先进性、实用性、可靠性和合理性为前提，同时考虑经济性、开放性、灵活性、可扩充性和易使用易维护性;系统采用模块化的结构，开放式的系统平台，建立符合技术发展趋势的物理平台和系统结构，保证日后的系统扩充和新技术的应用成为可能。 设计原则根据其建筑特征等要素用合理的投资去营造一个规格较高的会议氛围。提供满足以上功能实现的活动环境。

多功能厅的使用功能大致可以划分为：报告形式的会议、多媒体的展示或是新闻发布、一些小型的演出、歌舞自娱、同声传译等。

音频设计的手段是根据现场的建筑装饰环境、管理者的能力、使用分类的侧重进行有效合理的设计。音频扩声形式可以分为集中扩声、分布扩声、混合式扩声。从安装形式上讲又可分为：固定安装、流动扩声、流动+固定式混合应用。声场设计上又有点声源、线阵列。舞台框架扩声、三通道空间成像扩声、环绕声影院模式扩声等形式。不同的扩声手段往往侧重某种功能上的需求。只能去相对比较其合理性。由于是多功能厅，自然想包罗万象，但也带来一些消极的东西。比如说酒店里的多功能宴会厅豪华的水晶灯下，精美大气的装饰风格。自然以酒店的宴会、招待会为主。同时能够完成新闻发布、推介会、公司年会。大宴会厅也可以通过折叠活动门分割不同的会议厅。

会议同传及跟踪系统：

红外线同声传译系统：利用红外线传输进行语言分配。

红外线同声传译系统优点：

1、超强的保密性，墙壁可以阻止传播;

2、不受空间电磁波频率和工业设备的干扰;

3、红外传输传递信息的带宽较大，有的是通过语言来触发有的是通过手动来触发，建议采用手动触发比较好。

智能控制系统：

会议系统的保密性比较强的话，有一套中控系统是非常有必要的。

控制范围：

1、控制投影机开关、投影机亮度、对比度、色彩调整;

2、投影机播放信号源的切换;

3、对电脑、视频、音频智能型切换设备、实时控制电脑、视频、音频信号的相互切换等;

4、音响系统的音量大小进行控制;

5、对各种延时播放设备的控制，如DVD、录像机、影碟机等进行模拟原控制器各项功能的操作控制;

6、对屏幕、窗帘、空调等有红外线发射的设备都可以控制。

优点：取代诸多设备的遥控器和开关。可使会议更加快捷有序的进行。简洁的人性化界面，使人们无需专业培训，即可进行操作使用。使重要会议无需工作人员服务，亦可顺利进行。